บทที่ 1

บทที่ 1

เรื่อง  เริ่มต้นใช้งานโปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ด 

1.1 การเรียกใช้งานโปรแกรม Word

   โปรแกรม Microsoft Word 2010

เป็นโปรแกรมประมวลผลคำ  (Word Processing Application ) ที่สามารถทำงานได้ทั้งภาษาไทย ภาษาอังกฤษ และภาษาอื่นๆ สามารถติดตั้งได้บนระบบปฏิบัติการ Windows XP/7/8 โปรแกรมมีความสามารถในการใช้ทำงานด้านเอกสาร เช่น จดหมาย รายงาน บันทึกข้อความ ใบประกาศ และคู่มือการใช้งานต่างๆ  การจัดการกับข้อความในเอกสาร ได้อย่างง่าย เช่น การแก้ไขข้อความ ตกแต่งด้วยสี และแบบตัวอักษร การใส่ตาราง รูปภาพ การตรวจสอบตัวสะกดและไวยากรณ์ การทำจดหมายเวียน และการใช้งานเอกสารร่วมกัน นอกจากนี้ยังสามารถบันทึกเอกสารในรูปแบบของ XML เพื่อให้ผู้ใช้สามารถแยกเนื้อหาของเอกสารออกจากขอบเขตของรูปแบบของเอกสาร

การใช้โปรแกรม Microsoft Word 2010

          ก่อนเริ่มต้นใช้งานโปรแกรม Microsoft Word 2010เพื่อสร้างเอกสารรายงานต่าง ๆ เราจำเป็นต้องรู้วิธีการเรียกใช้งาน ที่ถูกต้อง เพื่อให้ใช้โปรแกรมได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ขั้นตอนการเรียกใช้โปรแกรม

หลักจากที่เราเปิดเครื่องคอมพิวเตอร์ขึ้นมาแล้ว การเรียกใช้งานโปรแกรม Microsoft Word 2010

มีขั้นตอนดังต่อไปนี้

1. คลิกที่ปุ่ม  Start  ที่อยู่บนทาสก์บาร์ (Taskbar)

2. เลื่อนตัวชี้เมาส์ไปที่คำว่า All Programs แล้วคลิกเลือกคำสั่ง

1.2 เรื่อง ส่วนประกอบของหน้าจอในโปแกรม Word

1. แถบแสดงชื่อเรื่อง (Title Bar) = แสดงชื่อของโปรแกรมและชื่อเอกสารที่กำลังใช้งานอยู่

2. แถบเครื่องมือด่วน (Quick Access) = เป็นส่วนที่ใช้แสดงคำสั่งที่ใช้งานบ่อย

3. ปุ่ม แฟ้ม (File) = เป็นส่วนที่ทำหน้าที่จัดเก็บคำสั่งที่ใช้ในการทำงานเอกสาร

4. ปุ่มควบคุม (Control Button) = เป็นส่วนที่ใช้ควบคุมการเปิด หรือปิดหน้าต่างโปรแกรม

5. ริบบอน (Ribbon) = เป็นส่วนที่ใช้แสดงรายการคำสั่งต่าง ๆ ที่ใช้ในการทำงานกับเอกสาร

6. แถบเลื่อน (Scroll Bar) = ใช้สำหรับเลื่อนดูหน้าเอกสารที่ไม่สามารถแสดงได้ในหน้าเดียวซึ่งสามารถเลื่อนได้ทั้งบน ล่าง ซ้าย ขวา

7. แถบแสดงสถานะ (Status Bar) = แสดงสถานะการทำงาน เช่น จำนวนหน้า

8. ไม้บรรทัด (Ruler) = แสดงความกว้างยาวของกระดาษ ตั้งแท็บ ย่อหน้า ตั้งค่ากระดาษ

9. ย่อ/ขยาย (Zoom in/out) = ใช้สำหรับย่อ และขยายหน้าเอกสาร

10. ตำแหน่งการพิมพ์ (Insertion Point) = แสดงตำแหน่งเริ่มต้นในการพิมพ์ข้อความ

11. ปุ่มมุมมอง (View Button) = ในสำหรับมองเอกสารในรูปแบบต่างๆ

12. พื้นที่สำหรับการพิมพ์ (Text Area) = เป็นส่วนที่ใช้ในการพิมพ์และแสดงข้อความ

1.3 เรื่อง เตรียมความพร้อมก่อนการใช้งาน

1. การเปลี่ยนภาษาในการพิมพ์ระหว่างภาษาอังกฤษและภาษาไทย

    ขั้นตอนการปรับเปลี่ยน

วิธีที่ 1. การเปลี่ยนโดยการกดแป้น   ~   การกด 1 ครั้ง จะสับเปลี่ยนระหว่างภาษาอังกฤษและภาษาไทย

วิธีที่ 2. สำหรับ Windows XP สามารถใช้การเปลี่ยนโดยการกดแป้นพิมพ์คือ กดปุ่ม  Alt ค้างไว้ แล้วกดปุ่ม Shift

วิธีที่ 3. การเปลี่ยนโดยการใช้เมาส์คลิกที่ทาสก์บาร์ดังรูป

    การซ่อน/แสดงแถบเครื่องมือ

          คำสั่งของโปรแกรม Microsoft Word  2010 มีมากมาย  ดังนั้นจึงมีการสร้างปุ่มคำสั่งเพื่อ  ให้สามารถเรียกใช้งานได้รวดเร็วยิ่งขึ้น แต่อย่างไรก็ดีปุ่มคำสั่งก็ยังคงมีมากซึ่งไม่สามารถ  แสดงได้หมด ดังนั้นปุ่มคำสั่งจึงถูกจัดเป็นหมวดหมู่เพื่อให้เรียกใช้งานได้ง่ายในแถบริบบอน

 วิธีการซ่อนหรือแสดงแถบริบบอน

          1. คลิกที่ปุ่ม ^ ที่อยู่ใต้ปุ่มควบคุมที่มุมบนขวา

1.4  เรื่อง การใช้เมนูและแถบเครื่องมือ

แถบเมนู (Menu Bar)

แถบเมนูเป็นที่เก็บคำสั่งทั้งหมดของโปรแกรม การเรียกใช้งานแถบเมนูทำได้โดยการเลื่อนเมาส์มาว่าง ที่ชื่อเมนูที่ต้องการเปิด แล้วเลื่อนเมาส์ไปตามรายการคำสั่ง เมื่อต้องการใช้  คำสั่งใด ๆ ก็ให้คลิกเมาส์ที่คำสั่งนั้น โปรแกรมก็จะทำการเรียกใช้งานคำสั่งนั้น ๆ ถ้าคำสั่ง นั้นมีเมนูย่อย ๆ โปรแกรมก็จะแสดงรายการคำสั่งย่อย ๆ ออกมาให้เลือกต่อไป

          โปรแกรมเวิร์ดบางรุ่น จะมีแถบเมนูคล้าย ๆ กันคือ แฟ้ม, หน้าแรก, แทรก, เค้าโครงหน้ากระดาษ, การอ้างอิง, การส่งจดหมาย,  ตรวจทาน, มุมอง, รูปแบบ,วิธีใช้ แต่ละเมนูมีคำสั่งการใช้งานแตกต่างกันออกไป

แถบเครื่องมือเร่งด่วน (Toolbars)

          แถบเครื่องมือเร่งด่วน เป็นสัญลักษณ์ (Icon) ที่ใช้แทนคำสั่งต่าง ๆ แถบเครื่องมือที่โปรแกรมได้จัดเตรียมไว้ให้นั้นมีอยู่มากมายหลายชุดด้วยกัน แต่แถบเครื่องมือเหล่านี้จะไม่ได้ถูกแสดงให้เห็นทั้งหมดในโปรแกรมเวิร์ด จะแสดงบนแถบเครื่องมือเร่งด่วนโดยที่จะมีคำสั่งพื้นฐานจัดอยู่ในแถบเครื่องมือ สามารถตั้งค่าในการนำเครื่องมือมาใช้ได้ซึ่งมีรายการคำสั่งต่าง ๆ ดังต่อไปนี้

                แถบเครื่องมือเร่งด่วน

ลำดับที่ ชื่อภาษาอังกฤษ                  ชื่อภาษาไทย                     หน้าที่

     1        New                               สร้าง                       สร้างเอกสารใหม่

     2        Open                              เปิด                         เปิดเอกสารเดิมที่เคยมีการบันทึกไว้

     3        Save                                บันทึก                      บันทึกเอกสารลงดิสก์

     4        Print                               พิมพ์               พิมพ์เอกสารออกทางเครื่องพิมพ์แบบด่วน

     5        Print Preview               ตัวอย่างก่อนพิมพ์        แสดงตัวอย่างเอกสารก่อนการพิมพ์จริง

     6        Spelling&Gamma       สะกดและไวยากรณ์           ตรวจสอบการสะกดคำและไวยากรณ์

     7        Cut                                ตัด                          ลบข้อความที่เลือก

     8        Copy                             คัดลอก               คัดลอกข้อความที่เลือกเก็บในคลิปบอร์ด

     9        Paste                             วาง                         วางข้อความที่เก็บในคลิปบอร์ด

     10      Undo                            เลิกทำ                      ยกเลิกคำสั่งรายการที่ผ่านมา

     11      Redo                              ทำซ้ำ                       ทำคำสั่งที่ถูกยกเลิกอีกครั้ง

     12      Hyperlink                    แทรกการเชื่อมโยง         สร้างตำแหน่งที่ต้องการเชื่อมโยงไปยังเอกสารอื่น

     13      Insert Table                  แทรกตาราง                    สร้างตาราง

            แถบเครื่องมือ จัดรูปแบบ(หน้าแรก)

ลำดับที่           ชื่อภาษาอังกฤษ           ชื่อภาษาไทย                                  หน้าที่

     1             Font                         แบบอักษร                           เปลี่ยนแบบของตัวอักษร

     2             Font Size                   ขนาดอักษร                เปลี่ยนขนาดของตัวอักษร

     3             Bullets                     สัญลักษณ์หัวข้อ             เติมจุดหรือสัญลักษณ์หน้าข้อความ

     4             Numbering                 ลำดับเลข                             เติมเลขลำดับในข้อความ

     5             Decrease Indent          ลดการเยื้อง              เลื่อนย่อหน้าไปทางซ้าย 1 ชั้น

     6             Increase Indent          เพิ่มการเยื้อง                       เลื่อนย่อหน้าไปทางขวา 1 ชั้น

     7             Style                          ลักษณะ                  แสดงหรือเปลี่ยนรูปแบบของข้อความ

     8             Bold                        ตัวหนา                      กำหนดให้ตัวอักษรเป็นตัวหนา

     9             Italic                        ตัวเอียง                       กำหนดให้ตัวอักษรเป็นตัวเอียง

    10            Underline                  ขีดเส้นใต้                     กำหนดให้ตัวอักษรมีขีดเส้นใต้

    11            Highlight                     เน้น                          เติมแถบสีเพื่อเน้นข้อความ

    12            Font Color                 สีแบบอักษร                กำหนดสีให้กับตัวอักษรที่พิมพ์

    13            Align Left                 จัดชิดซ้าย                     จัดข้อความชิดซ้าย

    14            Center                       กึ่งกลาง                      จัดข้อความให้อยู่กึ่งกลาง

    15            Align Right                จัดชิดขวา                       จัดข้อความชิดขวา

    16            Justify                      ชิดขอบ              จัดข้อความให้ชิดขอบซ้ายและขวาให้เท่ากัน

     17            Thai Justify               จัดคำแบบไทย                      จัดข้อความให้ชิดขอบซ้ายและ

      ขวาโดยมีการเพิ่มระยะห่างของตัวอักษร

    18            Outside Border          ภายนอกขอบ               เพิ่มหรือลบขอบให้กับข้อความหรือตาราง

1.5 เรื่อง การเลิกใช้งานและออกจากโปรแกรม

วิธีที่ 1    1. คลิกที่ แฟ้ม (File)

            2. เลื่อนเมาส์ลงมาคลิกที่ จบการทำงาน (Exit) ดังภาพ

วิธีที่ 2   คลิกที่ปุ่มปิดโปรแกรม สัญลักษณ์ X อยู่มุมบนขวามือ

วิธีที่ 3   ดับเบิ้ลคลิกที่สัญลักษณ์  อยู่บนมุมซ้ายมือ

วิธีที่ 4    การออกจากโปรแกรมด้วยปุ่มลัดจากแป้นพิมพ์ โดยกดปุ่ม Alt + F4